Os arquivos e a sua gestão são atualmente uma grande preocupação por parte das empresas que procuram soluções que lhes permita desmaterializar estes arquivos. A transformação do arquivo em papel em digital representa, muitas vezes, um enorme desafio, mas que pode ser facilmente ultrapassado com a implementação de uma solução de Gestão Documental e de Processos (ERP).
No dia em que se assinala o Dia Internacional dos Arquivos vamos mostrar-lhe as vantagens da digitalização e explicar no que consiste um arquivo digital, que embora para a maioria das pessoas isto seja um assunto óbvio, ainda existem algumas que não conseguem compreender com clareza o seu significado e benefícios.
O que é arquivo digital?
Arquivo digital, de uma forma mais simples, é uma informação que está guardada num dispositivo e que pode ser consultado ou partilhado com outras pessoas. Esta informação pode ser uma imagem, um texto, um documento, um gráfico, etc… Utilizando uma linguagem mais técnica, destinada aos profissionais de informática e tecnologias da informação (TI), o arquivo digital é composto por códigos binários – impulsos elétricos que são representados por apenas dois valores: 0 e 1 – que formam um dado. Um conjunto de dados, por sua vez, forma informação. E esta informação que está guardada é um arquivo, que ao ser copiado e guardado noutro dispositivo facilita o seu back-up. Ou seja, são arquivos que não se perdem, pois pode fazer cópias e mantê-los em locais seguros, como a nuvem.
É possível digitalizar qualquer documento?
Sim! Podemos transformar qualquer documento num arquivo digital, pois existem diferentes meios que certificam e que conseguem atribuir a mesma validade do papel ao arquivo digitalizado.
Porquê digitalizar?
Não só pela questão ambiental, mas, também, porque deixa de acumular toneladas de papéis e pastas que ocupam muito espaço físico. Tudo isto pode ser transformado numa só pasta no seu computador com o nome “clientes”, organizado por pastas virtuais e de fácil acesso. Os documentos guardados de forma digital são mantidos de forma mais segura e organizada, o que hoje em dia é fundamental para a gestão documental de qualquer empresa.
Principais vantagens associadas à digitalização
São diversas as vantagens de transformar um arquivo físico em arquivo digital:
• Organização e centralização da informação
• Gestão de processos de forma centralizada
• Maior eficácia na gestão de processos
• Diminuição dos custos de armazenamento e manutenção
• Maior segurança no acesso à informação pela atribuição de permissões
• Rapidez na introdução e acesso aos documentos
• Facilidade de pesquisa dos documentos
• Envio de notificações
• Desmaterialização documental
• Maior durabilidade
Se pretender transformar o seu arquivo físico em arquivo digital, contacte-nos e aconselharemos a melhor solução para as suas necessidades.
SIGA-NOS NAS REDES SOCIAIS